A resposta é simples!

Seu negócio, seja ele grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial seja implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia.

Neste sentido, esta ferramenta consiste no gerenciamento de todo conteúdo da empresa. Assim, não aborda somente papéis, mas e-mails, vídeos, imagens, mensagens de texto, conteúdo de mídia social, documentos em formato word ou planilhas de Excel, por exemplo.

O ECM gerencia todo o conteúdo que suporta os principais processos organizacionais durante todo o ciclo de vida de uma empresa.

No entanto, para que um software ECM seja bem implementado, é preciso escolher a ferramenta adequada. Considerando, principalmente, que seja uma solução amigável e facilmente personalizada ao seu negócio e às suas necessidades.

De modo geral, as fases do ECM consistem em:

• Captura: obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo morto, rede social, etc);
• Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos;
• Armazenamento: garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou outras tecnologias;
• Preservação: resume-se aos cuidados a longo prazo, como um arquivamento, consistindo na prática de proteger os conteúdos para que estes estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro;
• Entrega: garantir que a informação seja entregue ao público correto, através do dispositivo adequado e no momento certo.

Quais os benefícios?

Os benefícios para uma empresa que adota uma solução ECM são muitas. Afinal, um software ECM é considerado um diferencial competitivo. Neste sentido, permite gerenciar os dados de forma eficaz. Confira os principais benefícios que o sistema entrega para sua empresa:

• Agilidade no processo: Possibilidade da captura de qualquer tipo de conteúdo, o guardando de forma segura e o tornando disponível durante todo o processo. Independentemente de tempo e local de acesso;
• Economia de Espaço: Organiza de forma eficaz qualquer quantidade de informação;
• Recuperação Rápida: Permissão para procurar e encontrar as informações de forma ágil. Como há precisão na localização, não há necessidade de despender tempo para os organizar previamente;
• Garantia de Segurança: As soluções de ECM garantem a seus usuários uma flexibilidade de controle sobre documentos. Assim, há controles de segurança nas pastas e ou documento individual.
• Controle de Versionamento: Funcionalidade que permite controlar as versões dos documentos, garantindo que usuário tenha acesso ao documento atualizado. Além disso, mantém histórico registrado, e assegura que as alterações sejam sempre realizadas a partir da última versão validada.
• Compartilhamento da Informação: Facilita atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.
• Integração: Integra diversas áreas de uma empresa, além de clientes e fornecedores. Ademais, essa integração acontece em tempo real.
• Redução de custos: Gera economia com aquisição de papel, já que os gastos com impressão de papel serão reduzidos. Neste sentido também há redução de gastos com acervo físico.
• Produtividade: Gera otimização do tempo e agilidade na execução dos processos ao permitir acessar um documento rapidamente.